Interview de Marie-Anne Chabin : « Archivage attitude »

« … L’archivage consiste à « mettre en sécurité » les documents dont on aura besoin demain avec deux risques : la non-disponibilité d’une information qu’on aurait mis de côté (par suite d’une mauvaise conservation matérielle ou d’une mauvaise description) et le non-archivage, voire la non-production des traces. De nombreux contentieux reposent sur le fait qu’on ne peut pas démontrer quelque chose qu’on n’a pas su ou pas fait (…)

Nadège Delalieu : Alors, que faut-il archiver ?

Marie-Anne Chabin : Pour dire les choses simplement, on peut résumer la nature des documents à archiver pour la preuve et la mémoire de demain à deux grands ensembles :
– d’un côté, les documents qui engagent la responsabilité aujourd’hui dans le cadre du droit et de l’organisation des sociétés, c’est-à-dire les documents qui tracent une relation engageante, contractuelle, précontractuelle avec un tiers ou un salarié ;
– de l’autre, les documents importants pour la mémoire des métiers et des équipes à venir qui auront besoin de ces informations techniques pour poursuivre l’activité. Archiver, c’est tracer et conserver les documents vrais, fiables, authentiques, plus que l’exploitation des contenus qui relève de la documentation (…)

L’écrit numérique est admis en preuve en France et en Europe depuis treize ans, sous réserve d’une identification sûre de l’auteur et d’une bonne conservation. De ce fait, un mail est un original et son impression n’est qu’une copie (…)

Pour compenser le côté très malléable et très volatile du numérique, les technologies ont développé le système de la signature numérique. Ce système, reposant sur un procédé cryptographique élaboré, permet de garantir l’identité du signataire (grâce au système clé privée / clé publique), ce qui correspond à la signature manuscrite, mais également de garantir l’intégrité, autrement dit la non modification du document (…)

Autre point, il faut produire des documents sur un format ouvert, ce qui revient dans neuf cas sur dix à PDF pour la bureautique (…)

J’ai le sentiment qu’une évolution se dessine : on va passer d’un système où une solution logicielle d’archivage fait le stockage, la gestion des règles et gestion des accès, à un dispositif réparti entre plusieurs outils à savoir : une plate-forme de stockage quels que soient les contenus et un système de pilotage des métadonnées interrogeables par n’importe quel moteur de recherche d’entreprise différent du dispositif de stockage. Il y a deux éléments forts : le support et le contenu. Le moteur de recherche peut être le même pour les documents archivés, les bases de données et la documentation pure (…) »

source > conseils-infodoc.fr, Nadège Delalieu, 26 novembre 2013

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